Πολιτικός

Αρχείο Προσώπων  (Ονοματεπώνυμα, Διευθύνσεις,  Επαγγέλματα, Εργοδότες κλπ)  Αιτήματα   (ημερομηνία, ώρα, περιγραφή και σχόλια  κάθε αιτήματος) για κάθε Πρόσωπο. Συστάσεις  για κάθε πρόσωπο αναφορά σε επωνυμία και σχόλια. Σύνδεση του προσώπου με όσες κατηγορίες ενδιαφέρουν τον χρήστη. (πχ υποψήφιος πελάτης, συνεργάτης κλπ)

Δραστηριότητες  Αναφορά σε όλες τις δραστηριότητες (Ημερομηνίες, Είδη Δραστηριοτήτων, Οικονομικές Μονάδες που εμπλέκονται, Χρέωση, Πίστωση, Σχόλια κλπ) που έχουν γίνει για το πρόσωπο που διαχειριζόμαστε. Στην ίδια φόρμα υπάρχουν δύο πλήκτρα με τα οποία γίνεται άμεση πληροφόρηση για τα άτομα που έχει συστήσει το πρόσωπο, τα στοιχεία του οποίου διαχειρίζονται στην οθόνη, διατεταγμένα είτε κατά ονοματεπώνυμο αιτούντος είτε κατά ημερομηνία όλων των αιτημάτων.

Δημιουργία Δραστηριοτήτων, Χρεώσεων, Πιστώσεων Μαζικά   Το πρόγραμμα δίνει την δυνατότητα σε δημιουργία Μαζικά (δηλαδή σε ολόκληρες ομάδες προσώπων με επιλογές κριτηρίων από τον χρήστη) Δραστηριοτήτων, Χρεώσεων, Πιστώσεων.  Πχ : Για όσα πρόσωπα έχουν εκτυπωθεί εττικέτες για να παραλάβουν ένα περιοδικό ή μία επιστολή, είτε σε ομάδα προσώπων που εστάλη ένα συγκεκριμένο Fax, με το πάτημα ενός πλήκτρου δημιουργούνται αυτόματα  εγγραφές Δραστηριοτήτων (συνοδευόμενες από τυχόν χρεώσεις ή πιστώσεις) που αποτυπώνουν στον Υπολογιστή όλες αυτές τις διαδικασίες.

Agenda   Oλες οι δραστηριότητες που αφορούν μια Ημερομηνία διαχειρίζονται από την οθόνη της Agenda. Η οθόνη περιλαμβάνει : Σχόλια, για την διαχειριζόμενη ημερομηνία. και  Υποοθόνη Δραστηριότητες μέρας Πιο συγκεκριμένα, για κάθε δραστηριότητα τηρούνται :  Ωρα δραστηριότητας,  Είδος Δραστηριότητας,  Πρόσωπο ή Οργανισμός  που εμπλέκεται,  Σχόλια.  Στην οθόνη βρίσκονται πλήκτρα προκειμένου να γίνεται άμεση εμφάνιση για την ημέρα που διαχειρίζεται στην οθόνη : Των Εορτών,  Των Εορταζόμενων,  Αυτών που έχουν γενέθλια.

Εκτυπώσεις

α. Προσώπων κατά  Ονοματεπώνυμο ,  Περιοχή, Αίτημα,  Ημ/νία Αιτήματος,  Κατηγορία ή  ελεύθερη κατάταξη.

β. Δραστηριοτήτων κατά Είδος Δραστηριότητας,  Ημ/νια ή Εμπλεκόμενο Πρόσωπο.

γ. Ετικετών για φακέλους επιστολών με ρυθμιζόμενα : Αριθμός Στηλών,  Πλάτος & Υψος Ετικετών, Αποστάσεις μεταξύ των ετικετών προς κάθε κατεύθυνση,  Πεδία και θέση των πεδίων μέσα στην ετικέτα.

δ. Διαχείριση επιστολών  : 

δ1) Γίνεται επιλογή με τις γνωστές διαδικασίες των προσώπων ή των οργανισμών που θα αποσταλλούν οι επιστολές.

δ2) Με την χρήση του κατάλληλου πλήκτρου μεταφέρεται ο έλεγχος του προγράμματος στο Ms Word, στο οποίο γίνεται συγγραφή και αποθήκευση του κειμένου της  επιστολής. Στην φάση αυτή είναι δυνατή η αυτόματη εισαγωγή κάποιων βασικών στοιχείων του προσώπου μέσα στο κείμενο ώστε να εκτυπωθούν στην  επιστολή που απευθύνεται ειδικά σε αυτόν. Τα πεδία αυτά επιλέγονται αυτόματα με το πάτημα ειδικού πλήκτρου κατά στην συγγραφή του κειμένου.

δ3) Καλείται με τον γνωστό τρόπο η εκτύπωση από το Word και εκτυπώνονται τόσες επιστολές όσες επιλέχθηκαν από το βασικό πρόγραμμα της brain storm εφαρμογής, συνοδευόμενες από τα στοιχεία των προσώπων που έχουν επιλεχθεί (πχ.προσφωνήσεις, ονοματεπώνυμα, εργοδότες κλπ)

ε. Μαζική Αποστολή Fax : Αφού επιλεγούν με την διαδικασία επιλογής διαστηματων τα πρόσωπα ή οι οργανισμοί που θα τους αποσταλλούν fax, δημιουργείται αυτόματα λίστα Fax σε μορφή Ascii στο αρχείο C:\TOP\ACCESS\MAILMERG.TXT το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί πρακτικά από οποιοδήποτε σύγχρονο πρόγραμμα διαχείρισης Fax/Modem ώστε να σταλλούν μαζικά Fax στους επιθυμητούς προορισμούς. Σημείωση  Στις προς επιλογή εγγραφές ενεργοποιείται ακόμα ένας περιορισμός αόρατος από τον χρήστη : Ο αριθμός fax να μην είναι αόριστος για το προs επιλογή Πρόσωπο ή Οργανισμό.

Υποσύστημα παρακολούθησης  Οικονομικών Μονάδων  Για κάθε Οικονομική Μονάδα τηρείται  Κλάδος Οικονομίας στον οποίο ανήκει, Διεύθυνση, Περιοχή, Υπεύθυνος Ταχ-Τομέας, Τηλέφωνα, fax, Νομική Μορφή, Ημερομηνία Ιδρυσης, Ημερομηνία Παύσης και διαχρονικά Προϊόντα  που έχει παράγει συνοδευόμενα από Ποσότητες Παραχθείσες Αξίες Παραχθείσες σε  Δρχ, Ποσότητες  Επιδοτούμενες, Αξίες Επιδοτούμενες σε Δρχ Ποσότητες Εξαγωγών, Αξίες Εξαγωγών σε Δρχ, Απασχολούμενοι, Σχόλια. 

Σημείωση : Για το υποσύστημα Οικονομικών Μονάδων ισχύουν όλα τα προγράμματα υποστήριξης γραμματείας δηλαδή Μαζική Αποστολή Επιστολών, Μαζική Αποστολή FAX, Εκτύπωση Σχεδίαση Ετικεττών και Αποθήκευση και Ανάκληση – Εκτύπωση Αντικειμένων Οι εκτυπώσεις των ανωτέρω γίνονται αφού ο χειριστής επιλέξει τα διαστήματα που θα περικλείουν τις επιθυμητές Οικονομικές Μονάδες. Τα κριτήρια αυτά αφορούν για κάθε προς εκτύπωση μονάδα : Kωδικός , Νομική Μορφή, Κλάδο της Οικονομίας που ανήκει η μονάδα, Προϊόν που παράγει, Περιφέρεια, Νομό, Επαρχία και ΟΤΑ στον οποίο ανήκει, Ταχυδρομικός Τομέας, Ημερομηνία Ιδρυσης, Ημερομηνία Παύσης και κατηγορία στην οποία το γραφείο μας την έχει εντάξει.

Υποσύστημα παρακολούθησης Αντικειμένων  Για κάθε Πρόσωπο, Οικονομική Μονάδα, ή Αρθρο τηρείται απεριόριστη σειρά από Αντικείμενα (Images από Scanners, Κείμενα από το Word, Φύλλα Excel, Hχος, Videos, Εικόνες, Σχέδια κλπ) συνοδευόμενα από περιγραφές και σχόλια. Προκειμένου να γίνει εύκολη και λειτουργική η αποθήκευση και ανάκλησή  τους το πρόγραμμα διαχειρίζεται τους οδηγούς -drives- (Σκληροί Δίσκοι, Οπτικοί Δίσκοι, CD Players, Floppy Disk Drives κλπ) του Ηλεκτρονικού Υπολογιστού, τα ShortCuts των προγραμμάτων  διαχείρισης αντικειμένων (Word, CorelDraw, Photoshop, Excel κλπ) , συγκεκριιμένα ονόματα Volumes (Δισκέττες, CDs, Zip Drives, Optical Disks) στα οποία αποθηκεύονται τα αντικείμενα (αν αυτά δεν είναι αποθηκευμένα στον σκληρό δίσκο ή σε άλλο δηλωμένο μόνιμο οδηγό)

Υποσύστημα Διαχείρισης Διπλοεγγραφών Προσώπων  Το πρόγραμμα κατ`αρχήν διαθέτει επιλογή για παρακολούθηση Διπλοεγγραφής για νέο Πρόσωπο με συνέπεια να αποκλείεται η εγγραφή του ίδιου Προσώπου πάνω από μία φορά.  Στις περιπτώσεις που εισάγουμε αρχεία από άλλες πηγές (παλαιάς τεχνολογίας προγράμματα κλπ) και χρειάζεται ο χρήστης να κάνει διαχείριση διπλοεγγραφών υπάρχουν δύο προγράμματα που πραγματοποιούν τα εξής :  Η Επιλογή των Κριτηρίων Διπλοεγγραφών γίνεται από τον χειριστή και αφορά ΟΛΑ τα πεδία των Προσώπων. Στην συνέχεια η Διαχείριση των Διπλοεγγραφών γίνεται με εμφάνιση κάθε ομάδας Διπλοεγγεγραμμένων και επιλογή από τον χειριστή (με ένα Click) της εγγραφής στην οποία θα μεταφερθούν όλα τα στοιχεία των υπολοίπων Διπλοεγγεγραμμένων (Συστάσεις, Δραστηριότητες, Αιτήματα κλπ). Στην συνέχεια το πρόγραμμα διαγράφει όλες τις άλλες Διπλοεγγραφές.